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業務形態やシステム連動性を重視!ワークフローの正しい選び方

選び方をチェック

男女

企業内で提出された書類手続きの承認や決裁をスムーズにしたいと思ったら、ワークフローのシステムを利用するのがおすすめです。ワークフローのシステムは、web上で利用できるものなので、パソコンやスマホにタブレットがあれば、どこででも承認や決裁が可能になります。承認や決裁を請け負っている幹部社員が出張でも、持ち運びが簡単な通信機器の力で難なく作業ができるのは確かです。そのような利便性を有しているため、数多くの企業がワークフローのシステムを導入しています。しかし、利便性の高いワークフローのシステムでも、ものによっては業務を円滑に進めるどころか、逆に悪くしてしまうこともあり得ます。システムを導入する前には、企業にとってどのような機能性が必要になるのかをじっくりと検討してから導入に踏み切りましょう。

適切なワークフローのシステムを選ぶには、まず自社の業務形態に適しているものかどうかを見ておきましょう。企業によっては、業務形態というものが異なってきます。ほとんどオフィス内での作業をメインとしているところがあれば、ほとんど営業回りが多くて、たいていのスタッフが出払っているところもあります。所属するスタッフの業務形態のことを把握しておいてから、必要な機能と不必要な機能を分けておいた方がいいでしょう。また、外部システムとちゃんと連携できるかどうかも重要です。ワークフローのシステムは、人事と給与に関するシステムと連携を取れば、業務の効率化を図れるようになります。ちゃんとほかのシステムと連動して誤作動が起きにくいかもチェックしておきましょう。

人事作業の効率化

中年男性

人事給与システムを導入すれば、業務の効率化を図れるようになります。デジタル媒体での管理になるので、紙媒体で保管する必要がなくなるからです。紙媒体の保管スペースを減らせたり。簡単に情報をピックアップできるようになります。

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スマホでも閲覧可能なもの

男女

ワークフローのシステムを探すなら、業務形態に適したものをメインにしましょう。特に、営業回りが多い場合なら、スマホやタブレットでも簡単にチェックできるタイプがおすすめです。比較サイトでも数多くのものが扱われています。

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日本製か海外製か

チャット

チャットツールは、業務を円滑に進められるようにする便利ツールです。スムーズに資料を特定の相手に渡すことが可能です。あるいは、いちいち席を立ってほかの人に不明点を質問するという手間もなくなるのです。

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